Benutzen Sie in Ihren Geschäftsfahrzeugen immer noch ein manuelles Fahrtenbuch? Übertragen Sie umständlich die Zahlen des Tachometers, schreiben Sie jeden Fahrtzweck auf und ärgern sich über diese lästige Arbeit? Automatisieren Sie diese Arbeit doch einfach! Eine Fahrzeugortungsplattform mit Fahrtenbuchfunktion wird sich um alles kümmern.
Warum sollten Sie Ihre manuellen, papiergestützten Fahrtenbücher automatisieren?
Eine automatische Fahrtenbuchsoftware hilft, alle Details zum richtigen Zeitpunkt zu erfassen. Sie hilft auch bei der Überprüfung, Durchsicht und Genehmigung dieser Details in den Logbüchern. Die Verteilung der Protokolle auf verschiedene Abteilungen wie Qualität, Planung und Wartung erhöht die Transparenz des Flottenmanagements im Unternehmen.
Herausforderungen bei manuellen, papierbasierten Fahrtenbüchern
Unternehmen stehen bei der Verwendung manueller Logbücher vor vielen Herausforderungen:
- Die Aufzeichnung von Details zu Gerätekalibrierungen, Nutzungsprotokollen, Wartung und anderen Details ist mit papierbasierten Logbüchern sehr schwierig.
- Der manuelle Prozess erhöht die Fehleranfälligkeit, verringert die Produktivität und führt zu ungenauen Schätzungen.
- Aufgrund ineffizienter papierbasierter Protokolle entstehen Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften. Der Validierungsprozess und der operative Prozess werden aufgrund von Fehlern bei der Erfassung von Details ungenau.
- Fahrtenbücher sollten in unregelmäßigen Abständen überprüft werden, um eine ordnungsgemäße Datenerfassung während der gesamten Zeit gemäß geltender Vorschriften sicherzustellen. Dieser Prozess ist bei manuell geführten Büchern sehr aufwendig.
- Bei jeder Korrektur dieser Angaben müssen die Aufzeichnungen von den jeweiligen Abteilungen unter Angabe des entsprechenden Grundes für die Änderung unterzeichnet und genehmigt werden. Dieser Prozess ist manuell sehr schwer zu verfolgen und nachzuvollziehen.
Ein gesetzeskonformes elektronisches Fahrtenbuch kann Ihnen helfen, alle oben genannten Herausforderungen bei der Datenerfassung in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens einfach zu meistern.
Mit der GPS-Tracking-Funktion können Sie die Bewegungen all Ihrer Fahrzeuge auf einer Karte in nahezu Echtzeit einsehen. Sie gibt Ihnen die Kontrolle über die Tankvorgänge und den Kraftstoffverbrauch oder ermöglicht es Ihnen, detaillierte Statistiken über den Fahrzeugbetrieb einzusehen. Sie können auch die Fahrer identifizieren und zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten wechseln oder einen bestimmten Bereich, innerhalb dessen sich die Mitarbeiter bewegen, einrichten. Dies macht das automatische Fahrtenbuch mit GPS zu einem ausgezeichneten Werkzeug sowohl für Unternehmens- als auch für Kommunalflotten.
Die Fahrtenbuchberichte können in viele Dateiformate exportiert werden, so dass sie für verschiedene Anwendungen zugänglich sind. Sie können sie auch mit anderen Benutzern teilen. Die Analyse des Betriebsverlaufs für die gesamte Flotte ist eine Sache von wenigen Klicks. Viele der gängigen elektronischen Fahrtenbücher werden von den Steuerbehörden problemlos akzeptiert.
Hauptmerkmale eines automatischen Fahrtenbuchsystems mit GPS:
- Alle gefahrenen Routen werden exakt und automatisch aufgezeichnet und archiviert.
- Mit elektronischen Fahrtenbüchern können Sie auf Fahrtenbuchberichte in verschiedenen Dateiformaten zugreifen.
- Alarmmeldungn und Benachrichtigungen werden automatisch ausgelöst, was dazu beiträgt, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind.
- Klare Arbeitsabläufe können eingerichtet werden, um Transparenz und Sichtbarkeit sowie mehr Effizienz zu gewährleisten.
Vorteile des automatischen Fahrtenbuchsystems:
- Sie sparen viel Zeit und können sich auf Schlüsselbereiche Ihres Unternehmens konzentrieren.
- Die automatische Steuerung des gesamten Ablaufs und aller Prozesse ermöglicht eine bessere Kontrolle.
- Bei der Dateneingabe kann vollständig auf Papier verzichtet werden.
- Es ist nicht mehr nötig, Unmengen von Dokumenten zu drucken, und es gibt auch keine Speicherprobleme mehr, da alle Daten im System selbst verfügbar sind.
- Elektronische Fahrtenbücher bieten ein außergewöhnliches Maß an Datenintegrität und Sicherheit und verringern die Gefahr von Datenverlusten.
Fazit
Viele Unternehmen setzen bereits ein elektronisches, automatisiertes Fahrtenbuchsystem ein, das ihnen nicht nur bei der einfachen Datenerfassung, sondern auch bei der effektiven Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben hilft. Die so freigesetzten Kapazitäten können in anderen, gewinnbringenden Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden. Es ist daher jedem Unternehmen zu empfehlen, auf ein solches System umzusteigen, falls noch nicht geschehen.
