In der heutigen Zeit etablieren sich Dienstreisen immer mehr zum Standard in vielen Berufen, da sie sowohl je nach Branche zur Umsatzgewinnung, zum Networken als auch aus weiteren Gründen einfach notwendig sind. Da sich manchmal allerdings die Planung und Abwicklung einer solchen Geschäftsreise schon als kompliziert genug gestalten kann, sollten vorab unbedingt ein paar Dinge mit der Unternehmensführung geklärt werden, damit es im Nachhinein zu keinen bösen Überraschungen kommt. Unter anderem spielt das Thema Fahrtkosten eine wichtige Rolle. Was es dazu unbedingt zu wissen gibt, wie sie rückerstattet werden können, was das Managen der Fahrtkosten erleichtert und weitere relevante Informationen, findet man hier.
Was fällt alles unter den Begriff Fahrtkosten?
Alle Ausgaben, die aufgrund des Transportes auf einer Geschäftsreise anfallen, gehören zu den sogenannten Fahrtkosten. Dazu zählen unter anderem diese Fortbewegungsmittel:
- Öffentliche Verkehrsmittel, wie Bus und Zug
- Taxi
- Dienstauto
- Flugzeug
Jedoch gibt es je nach Art des Transportes Abweichungen bei der Reisekostenabrechnung, wobei diese in der Regel gesetzlich festgelegt sind. Vor allem bei der Benutzung eines Autos macht es einen großen Unterschied, ob es sich dabei um einen Privat- oder Dienstwagen handelt. Denn darauf basierend wird entweder ein pauschales oder ein individuelles Kilometergeld angesetzt, weshalb es äußerst ratsam ist, diese Frage vor Antritt einer Dienstreise zu klären.
Wie setzt man Fahrtkosten ab?
Fahrtkosten können prinzipiell auf 2 Arten abgesetzt werden – einmal durch den Arbeitgeber oder mittels des Arbeitnehmers selbst. Je nach Verfahrensweise kann allerdings der erstattete Betrag voneinander abweichen. Denn als Arbeitnehmer setzt man die Fahrtkosten als Werbungskosten bei der Steuer ab, wofür es die entsprechenden Belege oder die Aufzeichnung eines Fahrtenbuchs benötigt. Nur so können die angefallenen Kosten belegt und eingereicht werden. Durch diese Option erhält man aber leider nur einen Teil der Ausgaben, weshalb es empfohlen wird, die Fahrtkosten durch den Arbeitgeber abzusetzen. Hierfür wird lediglich eine Spesenabrechnung gebraucht und man bekommt meistens den vollen Betrag rückerstattet.
Was für Schwierigkeiten treten häufig beim Absetzen der Fahrtkosten auf?
Der gesamte Prozess der Fahrtkostenrückerstattung ist mit viel Arbeit und Zeit verbunden. Vor allem diese Dinge können dabei Probleme bereiten:
- Die entsprechende Belegverwaltung ist sehr aufwändig und kann bei Verlust der Dokumente zu Schwierigkeiten führen
- Genauso ist es bei der Spesenabrechnung, dessen Erstellung unter keinen Umständen unterschätzt werden darf
- Meistens müssen die Angestellten in Vorleistung gehen und sämtliche Ausgaben aus eigener Hand bezahlen, bevor sie das Geld zurückerstattet bekommen
Damit all diese Probleme gar nicht erst auftreten, stellt die Einführung von Firmenkreditkarten eine effiziente und einfache Lösung dar, womit sich das Managen von Fahrtkosten um ein Vielfaches erleichtert. Diese Zahlungskarten werden eigens und speziell für einen bestimmten Mitarbeiter angefertigt und ermöglichen dem Angestellten einen Zugriff auf das Unternehmenskonto. Dabei ist in der Regel ein Budgetrahmen festgelegt, welcher jederzeit verändert und angepasst werden kann. So müssen Arbeitnehmer auf Dienstreisen nicht mehr in Vorleistung gehen und alle Transaktionen sind jederzeit in Echtzeit einsehbar. Zudem gibt es ein sehr nützliches Feature, mit dem man die Belege digital einreichen kann und es somit nicht mehr zu einem bürokratischen Chaos kommt. Dadurch erspart man sich viel Arbeit als auch Zeit.
Was gibt es vor Antritt einer Dienstreise, bezüglich der Fahrtkosten, zu klären?
Nicht nur wie oder durch wen die Fahrtkosten schlussendlich abgesetzt werden, gibt es vor Antritt einer Geschäftsreise zu klären, sondern zudem noch weitere Punkte. Beispielsweise sollte festgelegt werden, was auf einer Dienstreise alles zur Arbeitszeit zählt, bezogen auf Anfahrtszeit und Überstunden auf einem geschäftlichen Abendessen. Besonders bei der Benutzung eines Dienstautos ist es ratsam sich zu informieren, ob der Wagen versichert ist. Des Weiteren sollte vereinbart werden, wer bei Verspätungen und Ausfällen von Transportmitteln die Entschädigung bekommt.
Fazit
Auf jeder Dienstreise fallen im Normalfall sogenannte Fahrtkosten an, zu denen alle Ausgaben zählen, die mit dem Transport zusammenhängen. Diese Kosten können nach Vollendung der Geschäftsreise entweder über den Arbeitgeber oder durch den Arbeitnehmer zurückerstattet werden. Je nach Verfahren werden dafür unterschiedliche Nachweise, wie eine Spesenabrechnung oder ein Fahrtenbuch, benötigt und zudem kann die Summe der Rückerstattung voneinander abweichen. Grundsätzlich ist es ratsamer, sich für die Option mittels des Arbeitgebers zu entscheiden. Jedoch fallen bei beiden Varianten viel Arbeit und Zeit an, was sich dank der Verwendung von Firmenkreditkarten vermeiden lassen kann. Außerdem lassen sich dadurch die Belege unkomplizierter verwalten und Mitarbeiter müssen künftig auf Dienstreisen nicht mehr in Vorleistung gehen. Zusätzlich sollte man sich vor Antritt bezüglich weiterer Dinge, wie Überstunden und Versicherungen, erkundigen, damit es im Nachhinein zu keinen Missverständnissen kommt.
